Kunnanhallitus
Pöytäkirja 15.08.2023/Pykälä 181

KH 31.01.2023 § 25 

Kunnanhallitus on 10.1.2023 (§ 13) kokouksessaan tehnyt päätöksen, että että kunnan henkilöstörakenteen- ja resurssien sekä tehtäväkuvien arvioimiseksi palkataan ulkopuolinen konsultti tekemään selvitys.

Kunnanjohtaja on pyytänyt em. palveluja tarjoavilta yrityksiltä alustavasti tietoa, että kuuluuko yrityksen palveluvalikoimaan selvityksen tekeminen mm. kunnan henkilöstön rakenteesta, tehtäväkuvista jne.

Valmistelija Kunnanjohtaja Minna Laurio

Esittelijä Kunnanjohtaja Minna Laurio

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää missä yksiköissä ja missä laajuudessa kunnan henkilöstöselvitys toteutetaan sekä mihin kysymyksiin selvityksellä pyritään saamaan vastaus. Lisäksi kunnanhallitus päättää, että miltä yrityksiltä tarjous selvityksen tekemisestä pyydetään.

Päätös Kunnanhallitus päätti

1. Henkilöstöselvitys toteutetaan kunnan kaikissa yksiköissä koskien koko henkilöstöä ja selvitysmenetelmän tulee sisältää mm. henkilöstön haastattelut.
2. Henkilöstöselvityksen tulee sisältää mm. henkilöstöresurssit, henkilöstön tehtäväkuvat ja vertailun muihin vastaavan kokoisiin kuntiin.
3. Tarjoukset henkilöstöselvityksen tekemisestä pyydetään FCG Finnish Consulting Group Oy:ltä, Pro Source Oy:tä, Kuntamaisemalta ja BDO Audiator Oy:ltä.
4. Valita henkilöstöselvitystä varten ohjausryhmän, johon valittiin kunnanhallituksen puheenjohtaja Lauri Niiranen, kunnanhallituksen jäsen Marja Laitinen, kunnanvaltuuston II varapuheenjohtaja Anneli Malmstedt ja kunnanjohtaja Minna Laurio. Ohjausryhmä tekee saatujen tarjousten perusteella ehdotuksen hallitukselle henkilöstöselvityksen tekemisen toteuttavasta yrityksestä, josta lopullisen päätöksen tekee kunnanhallitus. Ohjausryhmän tehtävänä on lisäksi mm. ohjata ja neuvoa henkilöstöselvitystä tekevää yritystä sekä seurata selvityksen toteutusta.

KH 28.03.2023 § 73 

Henkilöstöselvityksen ohjausryhmä on käynyt markkinavuoropuhelun FCG Finnish Consulting Group Oy:n, Pro Source Oy:n, Kuntamaiseman ja BDO Audiator Oy:n kanssa 14.-16.2.2023, jossa yritykset esittelivät MS Teamsilla ohjausryhmälle yritystään, yrityksen tarjoamia palveluja, referenssejä jne. henkilöstöselvityksen tekemiseen.

Ohjausryhmä päätti 20.2.2023 kokouksessaan edellä mainittujen esittelyjen perusteella pyytää tarjoukset Enonkosken kunnan henkilöstöselvityksen tekemisestä FCG Finnish Consulting Group Oy:ltä, Kuntamaisemalta ja BDO Audiator Oy:ltä.

Tarjouspyyntö lähetettiin 28.2.2023 yrityksille ja heillä oli mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä 6.3.2023 mennessä, joihin annettiin kaikille vastaus 7.3.2023 sähköpostilla.

Tarjousten jättöaika päättyi 14.3.2023 klo 12 ja kaikki yritykset, joille tarjouspyyntö lähetettiin, jättivät tarjouksen määräaikaan mennessä.

Henkilöstöselvityksen ohjausryhmä kokoontui 15.3.2023 avaamaan jätetyt tarjoukset ja avauksesta laadittiin pöytäkirja. Enonkosken kunnan henkilöstöselvitystä tarjosivat BDO Audiator Oy hintaan 34 500 euroa, FCG Oy hintaan 12 000 euroa ja Kuntamaisema hintaan 11 000 euroa (kaikki hinnat alv 0 %).

Oheismateriaalina kunnanhallituksen käyttöön jätetyt tarjoukset.

Valmistelija Kunnanjohtaja Minna Laurio

Esittelijä Kunnanjohtaja Minna Laurio

Päätösehdotus Henkilöstöselvityksen ohjausryhmä esittää kunnanhallitukselle valittavaksi FCG Oy:n Enonkosken kunnan henkilöstöselvityksen tekeväksi yritykseksi hintaan 12 000 euroa (alv 0 %). Perusteluina valinnalle on yrityksen henkilöstöselvityksen tekemiseen nimetyn henkilöstön osaaminen ja kokemus vastaavien henkilöstöselvitysten tekemisestä, henkilöstöselvitysmenetelmän selkein kuvaus ja tarjoajan tarjoama menetelmä sopii parhaiten henkilöstöselvityksen tekemiseen, jolla varmistetaan, että lopputulos vastaa parhaiten tilaajan tavoitteita ja vaatimuksia ja se on toteuttamiskelpoisin. Kustannukset henkilöstöselvityksen tekemisestä katetaan Yleishallinnon vastuualueelta, kp 1320 Kunnanhallitus.

Päätös Esitys hyväksyttiin.

KH 15.08.2023 § 181  

306/01.00.00/2022  

Finnish Consulting Group FCG Oy on saanut valmiiksi Enonkosken kunnan henkilöstöselvityksen kesäkuussa 2023. Henkilöstöselvityksen tulokset on käsitelty 12.6.2023 ohjausryhmän kokouksessa ja lisäksi tulokset ovat esitelty 20.6.2023 valtuustosalissa pidetyssä tilaisuudessa hallitukselle, valtuustolle, lautakuntien puheenjohtajille ja henkilöstölle. Tilaisuutta oli mahdollisuus seurata myös MS Teamsin välityksellä.

Henkilöstöselvityksen tulokset on myös julkaistu Enonkosken kunnan internet-sivustolla 21.6.2023 https://enonkoski.fi/tiedote-enonkosken-kunnan-henkilostoselvityksen-tulokset/ josta ne ovat henkilöstön ja kuntalaisten nähtävillä.

Yhteenvetona henkilöstöselvitys toi esille, että vuoden 2022 lopussa kunnan henkilöstömäärä kokonaisuutena oli 60 henkilöä, joista määräaikaisia oli 18. Suurin toimiala on opetus- ja kulttuuritoimi, jossa työskentelee 63 % kunnan henkilöstöstä.

Opetushenkilöstön resurssointi suhteessa oppilasmäärään ei poikkea normaalista ja voi olla jopa hieman parempi kuin keskimäärin. Mikäli oppilasmäärän kehittyminen toteutuu nykyisten määrällisten tietojen pohjalta laaditun ennusteen mukaisena, niin varhaiskasvatukseen osallistuvien lasten määrä vähenee ja vaikuttaa varhaiskasvatuksessa työskentelevien määrään muutamia vuosia aikaisemmin kuin lasten määrän vähenemisen vaikutuksen näkyvät koulussa. Vuosiluokkien 1-6 opetuksessa siirrytään 1-sarjaisesta opetuksen järjestämisestä yhdysluokkaopetukseen portaittain tämän vuosikymmenen aikana. Vuosikymmenen lopussa luokanopettajatarve on 3-4 opettajaa ja vuosiluokkien 7-9 oppilasmäärän lasku ajoittuu 2030-luvulle.

FCG:n selvityksen perusteella suositukset tulevaisuuden osalta ovat, että kunnan organisaatiossa olisi jatkossa kolme toimialuetta, joista vastaa toimialajohtaja. Hallintopalveluista vastaa kunnanjohtaja, sivistyspalveluista vastaa rehtori, jolle osoitetaan sivistyspalvelujen toimialajohtajan tehtävät ja teknisestä toimesta vastaa kunnaninsinööri. FCG suosittelee vapaa-aikalautakunnan lakkauttamista ja tehtävien siirtämistä kunnanhallitukselle sekä sivistys- ja tekniselle lautakunnalle. Hallintopalveluihin kuuluisivat yleishallinto, työllisyyden hoito, kehittäminen ja elinvoima. Sivistyspalveluihin puolestaan varhaiskasvatus, perusopetus ja kirjastopalvelut sekä tekniselle toimelle kiinteistöjen ja yleisten alueiden hoito, vesi- ja viemärilaitos, rakennusvalvonta sekä ympäristöhallinto, joka on lakisääteinen tehtävä.

Lisähenkilöstöä FCG:n suosituksen mukaan tarvitaan hallintopalveluihin yksi henkilö hallintosihteerin/-päällikön nimikkeellä, jonka keskeisiä tehtäviä olisivat mm. henkilöstöhallintoon liittyvien asioiden asiantuntija ja koordinoija kunnassa, palkka-asiamies, palkkahallintoon liittyvien tehtävien hoitaminen, tietohallinosta ja arkistoinnista vastaaminen sekä toimistosihteerien esihenkilönä toimiminen. Lisäksi tehtäviin kuuluisivat mm. kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston sihteerinä toimiminen. Tehtäväkuva muodostuisi kunnanjohtajalta ja toimistosihteereiltä siirtyvistä tehtävistä sekä tehtävistä, jotka ovat pirstaleisina jakautuneet eri tehtäviin tai jääneet hoitamatta.

Hallintopalveluihin kuuluvaan elinvoiman palvelualueeseen lisätään hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseen liittyviä tehtäviä, joita siellä ennestään on jo jonkin verran ollut (mm. järjestöyhteistyö). Samalla vahvistetaan myös kunnan roolia hyvinvoinnin edistämisessä. Liikunnanohjaaja-nuorisotyöntekijän siirtyminen vapaa-aikapalveluista esitetään siirrettäväksi hallintopalvelujen alle.

Rehtorin keskeiset tehtäviä ovat vastata varhaiskasvatus- ja perusopetuspalveluista, ruokapalveluista sekä kirjastopalveluista. Lisäksi hänen tehtäviinsä kuuluvat sivistyspalvelujen toimialajohtajan tehtävät. Rehtori-sivistystoimenjohtajalta jäisi siis pois vapaa-aikatoimen palvelut, pois lukien liikuntapaikkojen hoitaja, joka siirtyisi kokonaan teknisen toimen alaisuuteen.

FCG:n suosituksen mukaan muutoksia toimintakulttuuriin tulisi tehdä mm. keskinäistä luottamusta vahvistamalla, jonka tulisi olla kunnan yksi keskeisin kehittämiskohde. Luottamus lisääntyy vuoropuhelun ja arvostuksen kautta. Kunnassa tulisi ottaa käyttöön nykypäivän valmentavan johtamisen menetelmät, jotka korostavat keskinäistä luottamusta, toisten arvostamista ja vuorovaikutusta. FCG suosittaa, että luottamushenkilöille sekä esitelijöille järjestetään yhteistä koulutusta roolien ja tehtävien selkeyttämiseksi, sekä yhtenäisen toimintakulttuurin luomiseksi. Lisäksi tulisi laatia selkeät linjaukset asioista, mitä käsitellään demokraattisesti toimielimissä ja mitä voidaan operatiivisen johtamisen avulla hoitaa. Lisäksi suosituksena on, että otetaan sähköinen kokouskäytäntö (esityslistat, pöytäkirjat) käyttöön kaikissa kunnan päätöksenteon ja hallinnon foorumeilla.

Valmistelija Kunnanjohtaja Minna Laurio

Esittelijä Kunnanjohtaja Minna Laurio

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää jatkotoimenpiteistä FCG:n henkilöstöselvityksen tulosten perusteella.

Päätös Kunnanhallitus päätti, että kunnanjohtaja alkaa valmistelemaan hallintosihteerin tehtäväkuvaa, joka tuodaan hallituksen käsiteltäväksi. Samassa yhteydessä tarkastellaan toimistosihteerien tehtäväkuvia sijaistamisten osalta. Lisäksi hallitus päätti, että jos joku kunnan luottamushenkilö minkä tahansa luottamuselimen kokousten osalta itse haluaa kokouksen esityslistat ja liitteet pelkästään sähköpostilla, tulee siitä ilmoittaa kunnanvirastolle.